Ein Beitrag von Ruprecht Bauer
Warum KMU jetzt handeln müssen
Der Fachkräftemangel ist längst kein Schlagwort mehr, sondern ein operatives Risiko. Aufträge
werden verschoben oder abgelehnt, die Qualität leidet, und Führungskräfte arbeiten zu viel im
Tagesgeschäft. Gleichzeitig beobachten viele Betriebe etwas Paradoxes: Selbst wenn neue
Mitarbeitende gefunden werden, wird der Alltag nicht automatisch leichter. Denn der Engpass heißt
oft nicht nur ‚zu wenig Köpfe‘, sondern ‚zu wenig wertschöpfende Zeit‘. Genau an dieser Stelle kann
KI (K = Künstliche, I = Intelligenz) einen überraschend hohen wirtschaftlichen Hebel entfalten. Nicht
als Zukunftsphantasie, sondern als Werkzeug, um Reibung zu reduzieren, Durchlaufzeiten zu
verkürzen und Gewinn zu stabilisieren.
Markt, Mitarbeiter, Wettbewerbsdruck
Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU (K = klein, M = mittel, U = Unternehmen)) sind zwei
Entwicklungen entscheidend. Erstens: Der Wettbewerb um Personal und die demografische
Entwicklung erhöhen die Kosten, verzögern Wachstum und erhöhen das Risiko, dass Leistung nicht
lieferbar wird. Zweitens: Der Anteil nicht wertschöpfender Arbeit ist in vielen Betrieben in den letzten
Jahren gestiegen: mehr Dokumentation, mehr Abstimmung, mehr E-Mails, mehr Rückfragen, mehr
Systeme. In genau diesen Bereichen zeigen Studien und Feldtests, dass generative KI bei
geeigneten Aufgaben messbare Produktivitätsgewinne erzeugen kann.
Belastbare Evidenz (Auswahl):
- Feldstudie im Customer Support: im Durchschnitt rund 14 bis 15 Prozent mehr gelöste Fälle pro Stunde, besonders starke Effekte bei weniger erfahrenen Mitarbeitenden (Brynjolfsson, Li,
Raymond; NBER Working Paper 31161). - Überblick OECD: experimentelle Studien berichten häufig Produktivitätsgewinne in einer Bandbreite
von etwa 5 bis über 25 Prozent, abhängig von Aufgabe, Kontext und Umsetzung (OECD-Blog,
2025). - OECD-Bericht zu KI in KMU: Potenzial ist real, der Nutzen hängt stark an Fähigkeiten, Management, Datenzugang und passenden Rahmenbedingungen (OECD, 2025).
Wichtig: Es wäre unseriös zu behaupten, KI liefere automatisch hohen ROI (R = Return, O = On, I =
Investment) in jedem Betrieb. Der ROI entsteht dort, wo Aufgaben standardisiert, Daten sauber und
Qualitätsregeln klar sind.
Die drei häufigsten Fehler, die KMU bei KI und ROI machen
Fehler 1: KI wird als Tool gekauft, nicht als Prozessentscheidung
Viele starten mit ‚Wir brauchen KI‘, ohne zu definieren, welche Arbeitsschritte schneller oder besser
werden sollen, welche Qualitätskriterien gelten und wer die Verantwortung trägt. Ergebnis:
Experimentieren ohne messbaren Nutzen.
Fehler 2: Man misst Aktivität statt Wirkung
‚Wir nutzen ChatGPT‘ ist kein Ergebnis. Entscheidend sind Kennzahlen wie Angebotsdurchlaufzeit,
Reklamationsquote, Dokumentationszeit pro Auftrag, Faktura-Zeit und Termintreue. Ohne Baseline
kein belastbarer ROI.
Fehler 3: KI wird auf die falschen Aufgaben gesetzt
KI ist selten der schnellste Hebel für die handwerkliche Ausführung vor Ort. Der erste ROI entsteht
meist im Backoffice: Kommunikation, Dokumentation, Recherche, Standardfälle, Übergaben.
Die fünf wichtigsten Handlungsempfehlungen
- 30-Tage-ROI-Map erstellen: Top-10 Zeitfresser pro Bereich erfassen, Zeitaufwand schätzen,
drei Prozesse für 30 Tage priorisieren. - Fokus auf Fachkräftezeit: Ziel ist nicht ‚Personal ersetzen‘, sondern wertschöpfende Stunden
zurückgewinnen. - Drei Use Cases sauber umsetzen: z. B. Angebotsentwurf, Baustellendokumentation,
Kundenkommunikation. Erst dann skalieren. - Klare Regeln (Governance): wer prüft Ausgaben, welche Daten dürfen hinein, welche
Vorlagen gelten, welche Risiken sind tabu. - Monatlich messen und nachschärfen: drei Kennzahlen, ein kurzer Review-Termin, Vorlagen
verbessern, Standards festziehen.
Praxisbeispiel: So sieht es in einem typischen KMU aus
Ein Handwerksbetrieb mit 18 Mitarbeitenden hat volle Auftragsbücher, aber die Marge steht unter Druck. Die Inhaberin oder der Inhaber verbringt zu viel Zeit mit ‚Lückenfüllerarbeit‘: Angebote nachziehen, Nachfragen beantworten, Fotos sortieren, Dokumentation für Abnahmen erstellen, Reklamationen koordinieren. Das Problem ist nicht mangelnde Kompetenz, sondern Reibung:
Informationen liegen verstreut, Übergaben sind unklar, Standards fehlen. Der Betrieb entscheidet sich für drei KI-nahe Bausteine:
Baustein A: Angebotsentwurf und Nachkalkulation
Standardisierte Angebotsmodule werden aus Stammdaten und Projekt-Notizen zu einem Entwurf
zusammengeführt. Ein Mensch prüft, ergänzt und versendet. Ergebnis: schnellere Reaktionszeit,
weniger Liegezeit, weniger Schreibarbeit.
Baustein B: Dokumentation und Übergabe
Nach Terminen werden Stichpunkte per Spracheingabe erfasst. KI erstellt daraus ein Protokoll, interne To-dos und einen Kundentext. Ergebnis: weniger verlorene Infos, weniger Rückfragen, weniger Fehlerkosten.
Baustein C: Kundenkommunikation und Terminlogik
Standardantworten, Rückfragenkataloge und automatische Zusammenfassungen reduzieren Ping-Pong. Ergebnis: mehr Verlässlichkeit und weniger Unterbrechungen im Team.
Der Gewinnhebel entsteht nicht dadurch, dass Menschen ersetzt werden, sondern weil mit der gleichen Mannschaft mehr wertschöpfende Stunden möglich sind und Fehlerkosten sinken. Das macht den Betrieb nicht nur effizienter, sondern auch übergabereifer für eine Nachfolge.
Drei Tools für Umsetzung und Steuerung
Tool 1: ROI-Schnellrechnung mit Baseline
Schritt 1: Wähle drei Prozesse (z. B. Angebot, Dokumentation, Reklamation).
Schritt 2: Messe zwei Wochen Zeitaufwand und Nacharbeit.
Schritt 3: Nach Einführung erneut messen.
So wird ROI gerechnet, nicht gefühlt: gesparte Stunden, reduzierte Fehlerkosten, schnellere Faktura.
Tool 2: 45-Minuten-Standards-Review (monatlich)
Agenda: Was spart Zeit? Wo gab es Qualitätsprobleme? Welche Vorlage ändern wir? Welche Daten bleiben tabu?
So wird KI zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess statt zu einem Einmalprojekt.
Tool 3: Alchimedus®-Nachfolge-Check ‚Übergabereife durch Prozessklarheit‘
Leitfragen: Steckt Wissen im Kopf einzelner Personen oder im System? Gibt es standardisierte Leistungsmodule? Kann ein Nachfolger in 30 Tagen verstehen, wie Geld verdient wird?
Wenn Sie wissen wollen, ob KI in Ihrem Betrieb innerhalb von 30 bis 90 Tagen messbar Zeit und Gewinn freisetzen kann, biete ich zwei kostenfreie Einstiege an:
- Kostenfreies Orientierungsgespräch: 30 Minuten, klare Einordnung, ob und wo sich ein KI-ROI realistisch lohnt.
- Kostenfreier Nachfolgecheck: kurzer Check zur Übergabereife, mit Fokus auf Prozessklarheit und Struktur
Autor Ruprecht Bauer
Unternehmensberatung: Nachfolge, Strategie, Gründung
Kontakt: info@nachfolgemeister.de
Termin: www.calendly.com/byarsconsulting
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