Ein Beitrag von Sascha Kugler
Unternehmer sollen Zukunft gestalten und keine Vorschriften verwalten. Wer auf wachsenden Regulierungsdruck mit noch mehr Bürokratie antwortet, hat das Problem nicht verstanden.
Ich rate inzwischen jedem Unternehmer, der mit mir darüber spricht, sich ein Compliance Powerhouse aufzubauen. Nicht irgendwann, wenn der nächste Schaden eingetreten ist oder ein Kunde plötzlich Nachweise verlangt, die in keiner Schublade liegen, sondern jetzt.
Während in Berlin und Brüssel über Bürokratieabbau geredet wird, wachsen die Anforderungen an die Unternehmen unbeirrt weiter. Datenschutz und IT-Sicherheit, KI-Regulierung, Arbeitsrecht, Lieferketten, Produkthaftung, Dokumentationspflichten und die Obliegenheiten, die in Versicherungsverträgen stehen und die kaum jemand liest, bis der Schadenfall da ist: All das beschäftigt längst nicht mehr nur Konzerne mit eigener Rechtsabteilung. Es beschäftigt den Mittelstand, dessen Geschäftsführer solche Themen nebenher erledigen, zwischen Kundentermin und Lieferengpass.
Das kostet Geld, Zeit und Nerven. Es kostet vor allem die Energie, die ein Unternehmer eigentlich für sein Geschäft bräuchte.
Absurd daran ist, dass viele Unternehmen immer mehr in Compliance investieren und trotzdem nicht sagen können, ob sie sicher aufgestellt sind. Der Datenschutzbeauftragte sitzt in einer Kanzlei, der IT-Dienstleister in einer anderen Stadt, für die Verträge gibt es einen Anwalt und für die nächste Richtlinie einen Berater, der sie nach vier Wochen abliefert und wieder geht. Dazwischen liegen Excel-Listen, Ordner und Protokolle, und bei der Geschäftsführung laufen am Ende alle Fäden zusammen, ohne dass jemand das Gesamtbild kennt. Das bedeutet viel Aufwand, hohe Kosten und Lücken genau dort, wo keiner hinsieht.
Antennen statt Verwaltung
Mit Verwaltung ist dem nicht beizukommen, denn ein Compliance Powerhouse ist kein weiterer Verwaltungsapparat. Man kann es sich als System vorstellen, das ständig seine Antennen ausgefahren hat und meldet, was sich ändert und was davon das eigene Unternehmen tatsächlich trifft. Welche Risiken entstehen gerade? Wo drohen Haftung oder Betriebsunterbrechung, und welche Maßnahme, die jemand vor drei Jahren eingeführt hat, kostet nur noch Zeit und schützt vor nichts? Manchmal zeigt sich dabei sogar eine Chance, an die niemand gedacht hatte, etwa weil ein Kunde plötzlich einen Nachweis verlangt, den man bereits besitzt.
Dafür braucht es kompetente Einschätzung und die Bereitschaft, das Erkannte auch umzusetzen. Man muss herausfinden, was relevant ist, und bewerten, was davon zählt. Dann folgt die Umsetzung und am Ende eine Dokumentation, die ein Prüfer versteht, ohne dass der Geschäftsführer erklären muss. Ein aktuelles Rechtskataster gehört dazu, außerdem systematische Risikoanalysen und klare Verantwortlichkeiten sowie eine regelmäßige Überprüfung, ob die getroffenen Maßnahmen im Betrieb tatsächlich wirken.
Das klingt nach Arbeit. Richtig organisiert entlastet es, weil niemand mehr zwölf Listen führen muss, die sich widersprechen.
Das Risiko, das keiner auf dem Schirm hat
Ein Cyberangriff legt den Betrieb lahm, und ein Lieferant, der ausfällt, gefährdet die Lieferfähigkeit. Eine übersehene gesetzliche Pflicht kann Bußgelder nach sich ziehen oder Schadenersatzforderungen, im ungünstigen Fall auch eine persönliche Haftung der Geschäftsführung. Das teuerste Risiko ist erfahrungsgemäß das, von dem keiner wusste.
Und selbst dort, wo nie etwas passiert, verschlingen unkoordinierte Prüfungen, doppelte Zuständigkeiten und Dokumente, die niemand liest, Ressourcen, die man an anderer Stelle sehr gut gebrauchen könnte. Gute Compliance verhindert also Schäden und außerdem Verschwendung, was in der öffentlichen Debatte gern untergeht. Wer seine Anforderungen sauber organisiert, muss nicht für jede neue Vorschrift ein eigenes Projekt beauftragen, dieselben Angaben nicht fünfmal erfassen und seine Führungskräfte nicht in Abstimmungen setzen, die ein vernünftiges System überflüssig machen würde. Die Zeit, die dann übrig bleibt, gehört den Kunden, den Mitarbeitern und dem Wachstum, wo sie hingehört.
Einen Punkt unterschätzen viele: Wer Compliance beherrscht, verkauft besser. Ein Unternehmen, das seine IT-Sicherheit belegen kann und seinen Datenschutz im Griff hat, ist besser geschützt und obendrein der angenehmere Geschäftspartner. Banken, Versicherer und größere Auftraggeber fragen zunehmend nach Verlässlichkeit und nachvollziehbaren Prozessen, und wer die Nachweise binnen eines Tages liefert, statt sie wochenlang zusammenzusuchen, gewinnt Vertrauen und beschleunigt Entscheidungen. Aus einer Last wird dann ein Wettbewerbsvorteil. Ich halte das für die eigentliche Aufgabe moderner Unternehmensberatung.
Was wir daraus gemacht haben
Unser Alchimedus Compliance Powerhouse folgt einem einfachen Grundsatz: so viel Sicherheit und Wirksamkeit wie nötig bei so wenig Aufwand und Kosten wie möglich. Wir verbinden eine laufende Früherkennung von Risiken und Chancen mit fachlicher Bewertung, digitaler Unterstützung und Automatisierung. Das Ergebnis ist ein schlankes System, das sich an der tatsächlichen Lage des Unternehmens orientiert und nicht an einem Standardordner, den man in jeder Branche gleich ausliefert.
Spezialisten holen wir dort dazu, wo ihr Fachwissen gebraucht wird, und Routinen standardisieren wir. Informationen laufen an einer Stelle zusammen, Zuständigkeiten sind geklärt, und Maßnahmen werden verfolgt, bis sie erledigt sind.
Nicht jeder Mittelständler braucht eine eigene Compliance-Abteilung, aber jeder braucht eine Compliance-Organisation, die funktioniert und die er bezahlen kann.
Nach 26 Jahren in der Beratung bin ich überzeugt, dass wir den Regulierungswahn nicht beherrschen, indem wir ihn mit immer neuen Beratern, immer mehr Papier und immer höheren Rechnungen beantworten. Wir müssen schlauer werden als die Bürokratie, die uns beschäftigt. Das ist eine Frage der Organisation und keine der Verwaltung.
Mein Rat lautet daher: Hören Sie auf, Compliance als lästige Pflichtensammlung zu betrachten, und bauen Sie daraus etwas auf, das Ihr Unternehmen schützt und entlastet und im Wettbewerb stärker macht.
Wenn Sie wissen möchten, wie sich das mit überschaubaren Kosten und hoher Wirksamkeit machen lässt, sprechen Sie uns an. Wir zeigen Ihnen, wie ein Alchimedus Compliance Powerhouse für Ihr Unternehmen aussehen kann.
Alchimedus® – Beratung ist Wirkung.