Ein Beitrag von Clemens Gutmann
Die KI-Verordnung, im Alltag meist AI Act genannt, regelt seit 2024, wie Unternehmen künstliche Intelligenz entwickeln, einsetzen und dokumentieren müssen, gestaffelt nach Risiko. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) gab es von Anfang an Erleichterungen, etwa bei der technischen Dokumentation oder beim Qualitätsmanagementsystem. Wer aber über die KMU-Schwelle wächst, fiel bislang in ein Regelwerk, das für Konzerne gedacht war. Genau dafür gibt es jetzt die neue Kategorie der kleinen Midcap-Unternehmen: Betriebe mit weniger als 750 Beschäftigten und entweder höchstens 150 Millionen Euro Jahresumsatz oder höchstens 129 Millionen Euro Bilanzsumme, so die Definition aus derselben Kommissionsempfehlung.
Diese Midcap-Definition ist jetzt konkret im AI Act verankert, durch die sogenannte Digital-Omnibus-Verordnung zur KI (https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2026/1744/oj?locale=de), ein Änderungsgesetz, das seit dem 27. Juli 2026 in Kraft ist. Das bedeutet: Ein Betrieb, der aus dem KMU-Status herausgewachsen ist, muss nicht sofort im vollen Umfang der Großunternehmen dokumentieren, sondern rutscht in eine Übergangszone mit eigenen, angepassten Regeln.
Oft fällt der Kategorienwechsel erst beim Jahresabschluss dem Steuerberater auf. Das ergibt Sinn, denn ob ein Unternehmen als KMU, kleines Midcap oder Großunternehmen gilt, wird laut der Kommissionsempfehlung zur Midcap-Definition vom Mai 2025 (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=OJ:L_202501099) nicht laufend geprüft, sondern einmal im Jahr anhand genau der Zahlen festgestellt, mit denen eine Steuerberaterin ohnehin arbeitet, und ein tatsächlicher Statuswechsel tritt erst ein, wenn die neue Größenordnung zwei Geschäftsjahre in Folge Bestand hat.
Kein KMU mehr, im rechtlichen Sinn, aber auch kein Großkonzern. Genau in dieser Zwischenzone hat die EU jetzt aufgeräumt, mit Blick auf die KI-Verordnung.
Konkret heißt das:
Vereinfachungen bei der technischen Dokumentation von Hochrisiko-KI-Systemen, Erleichterungen beim Qualitätsmanagementsystem, ein bevorzugter Zugang zu den KI-Reallaboren des KI-Büros (das ist die neue EU-Behörde, angesiedelt bei der Kommission, die den AI Act koordiniert und überwacht) und ein moderaterer Bußgeldrahmen bei bestimmten Verstößen. Bei den Verfahren zur Konformitätsbewertung, also der Prüfung, ob ein KI-System die gesetzlichen Vorgaben erfüllt, müssen die Behörden die Bedürfnisse dieser Unternehmensgröße nun ausdrücklich berücksichtigen.
Warum das mehr ist als Verwaltungskosmetik:
Wachstum ist für einen Mittelständler ohnehin schon anstrengend genug. Neue Führungsebenen, neue Prozesse, neue Verantwortung, das alles kommt meist schneller als geplant. Wenn dann ausgerechnet in dieser Phase auch noch der komplette Pflichtenkatalog eines Großkonzerns über einen hereinbricht, wirkt das wie eine Belohnung fürs Erfolgreichsein, die sich anfühlt wie eine Strafe. Die neue Midcap-Kategorie nimmt genau diese Härte heraus, indem sie das Wachstum als das behandelt, was es ist: ein Übergang, kein Bruch.
Für die Beratungspraxis heißt das, den KI-Compliance-Status nicht nur einmal im Jahr im Rückblick zu prüfen, sondern als festen Bestandteil der Strategiegespräche mitzudenken, gemeinsam mit der Geschäftsleitung, nicht als nachträgliche Feuerwehrübung der Rechtsabteilung.
Mein Mandant von damals hat inzwischen übrigens einen Blick dafür entwickelt, wann sich Kennzahlen in neue rechtliche Kategorien verwandeln. Das ist am Ende die eigentliche Übung hinter all den Schwellenwerten: früh genug zu wissen, in welcher Zone man gerade steht.
Mehr Informationen oder Kontakt zum Autor gewünscht?
Clemens Gutmann | be nice consulting
nice e.V.
Haardtstr. 22
68163 Mannheim