e-Rechnung – verpflichtend für B2B

18. Mai 2026

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Ein Beitrag von Martin Berberich, Berberich Consulting

Historie und Blick in die nahe Zukunft:

Im Jahr 2014 wurde die EU-Richtlinie 2014/55/EU veröffentlicht. Mit ihr wurde der Grundstein für einen einheitlichen europäischen Standard (EN16931) und die Pflicht zur e-Rechnung im öffentlichen Auftragswesen gelegt.

2017 wurde der Standard XRechnung (XML basiert) beschlossen, um den Rechnungsaustausch mit Behörden in Deutschland zu vereinheitlichen.

2020 wurde die elektronische Rechnung zunächst für die Bundesverwaltung in Deutschland verpflichtend.

2025 / 2026 fiel der Startschuss für die e-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland. Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen e-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gilt seit 01. Januar 2026 eine erste Pflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000€. Alle anderen (KMU, landwirtschaftliche Unternehmen usw. ) folgen ab 2027.

Technologische Entwicklung:

Der Wandel erfolgte vom einfachen Bild zur maschinenlesbaren Struktur:

Strukturierte Formate (XML, ZUGFeRD)

Das Dokument wird nicht nur visuell dargestellt, sondern auch im strukturierten Datensatz (XRechnung oder Hybridformat ZUGFerD) übermittelt. Buchhaltungssoftware kann diese Daten direkt auslesen – eine manuelle Erfassung entfällt

Revisionssichere Archivierung

E-Rechnungen müssen in ihrem Originalformat (der XML-Datei) bis zu 10 Jahre lang sicher gespeichert werden. Ausdrucken und abheften des Dokuments gilt nicht als revisionssichere Archivierung.

Nur noch wenige Monate trennen uns von 2027. Ab 01. Januar 2027 sind alle Unternehmen uneingeschränkt verpflichtet E-Rechnungen zu versenden.

Jetzt ist es höchste Zeit die Voraussetzungen dafür zu prüfen:

Ist mein ERP-System für den Versand der E-Rechnung vorbereitet?
Wie aufwändig ist das Konfigurieren bzw. Einrichten des Briefkopfes, einer extra Mailadresse usw.?
Sind die internen Abläufe schon darauf ausgerichtet?
Hat mein Softwareanbieter Zeit zur Einrichtung?
Stehen in meinem Team die zeitlichen Kapazitäten bereit, um die neue Anwendung zu testen und die neuen Abläufe festzulegen und zu protokollieren?

Ab welcher Höhe müssen e-Rechnungen ausgestellt werden?
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt ab einem Betrag von 250,00€ pro Rechnung im B2B-Bereich. Nicht nur das „normale“ Tagesgeschäft ist davon betroffen. Auch im Bereich der Reisekosten ändert sich einiges. So müssen beispielsweise Hotelrechnungen auf elektronischem Weg eingehen. Ein einfacher Ausdruck genügt dann nicht mehr.

ACHTUNG:

Ein einfaches PDF zählt nicht als elektronische Rechnung. Sie erfüllt die vom Gesetzgeber festgelegten Vorgaben nicht.

Welche Folgen kann es haben, wenn ab 01. Januar 2027 die Voraussetzungen nicht erfüllt sind:

Der Kunde darf von einem fehlerhaften Beleg keine Vorsteuer ziehen. Dem Aussteller kann pro fehlerhaft ausgestelltem Beleg ein Bußgeld in Höhe von 5.000€ auferlegt werden.

Zeit zu handeln – am Besten man lässt von einem externen Berater prüfen ob die Voraussetzungen in der Firma gegeben sind. Dieser geht mit neutralem Blick an die Sache ran und deckt auch eventuell vorhandene Schwachstellen auf. Jetzt ist noch etwas Zeit dafür. 2030 wird die e-Rechnung innerhalb der europäischen Union verpflichtend. Wenn man jetzt die Einrichtung sorgfältig durchführt und die Prozesse sauber aufsetzt ist auf jeden Fall gut gerüstet.